Politique de confidentialité

DialCloud, Inc., une société du Delaware (« DialCloud », « nous » ou « notre »), s'engage à protéger la vie privée de toute personne qui consulte notre site web à l'adresse dialcloud.ai ou utilise notre plateforme de réceptionniste téléphonique IA (collectivement, le « Service »).

La présente Politique de confidentialité explique quelles informations nous collectons, comment nous les utilisons et les partageons, ainsi que les choix et les droits dont vous disposez. En accédant au Service ou en l'utilisant, vous acceptez la présente Politique de confidentialité. Si vous n'êtes pas d'accord, veuillez ne pas utiliser le Service.

Remarque sur les rôles : DialCloud agit à la fois en tant que responsable du traitement des données (pour les informations relatives à nos propres clients professionnels et aux visiteurs du site web) et en tant que sous-traitant des données (pour les données des appelants traitées pour le compte de nos clients professionnels). Les sections concernées ci-dessous précisent le rôle applicable.

1. Informations que nous collectons

a. Informations relatives au compte et à l'entreprise

Lorsque vous vous inscrivez au Service ou l'utilisez, vous fournissez :

• Nom, adresse e-mail et numéro de téléphone professionnel
• Nom de l'entreprise, adresse professionnelle et secteur d'activité
• Informations de facturation (coordonnées de carte de crédit/débit, traitées par Stripe ; nous ne stockons pas les numéros de carte bruts)
• Jetons OAuth Google ou Microsoft (lorsque vous connectez une intégration d'agenda ou utilisez la connexion via un réseau social)
• Identifiants de compte et empreinte du mot de passe
• Toute information supplémentaire que vous fournissez volontairement (par exemple, FAQ de l'entreprise, zone d'intervention, coordonnées des membres de l'équipe)

b. Données d'utilisation et techniques

Lorsque vous consultez notre site web ou utilisez le tableau de bord, nous collectons automatiquement :

• Adresse IP, type de navigateur et système d'exploitation
• Pages consultées, fonctionnalités utilisées et temps passé dans le tableau de bord
• Date et heure d'accès, durée de session et URL de provenance
• Identifiants d'appareil et localisation géographique approximative (au niveau de la ville/du pays)
• Identifiants de cookies (voir la Section 10)

c. Données d'appel (traitées pour le compte des clients professionnels)

Dans le cadre du service de réponse téléphonique par IA, nous collectons et traitons :

• Les numéros de téléphone des appelants (fournis par Twilio depuis le réseau téléphonique public)
• Les informations fournies par l'appelant durant l'appel (nom, détails du rendez-vous, adresse d'intervention, motif de l'appel)
• Les enregistrements d'appels et les transcriptions générées par l'IA (lorsque l'enregistrement est activé)
• Les résumés d'appels et les classifications d'intentions générés par l'IA
• Les métadonnées d'appel (durée de l'appel, horodatages, statut de l'appel, événements de mise en attente)

Ces données d'appel sont collectées et stockées pour le compte du client professionnel qui souscrit à DialCloud. Le client professionnel est le responsable du traitement des informations de ses appelants ; DialCloud agit en tant que sous-traitant des données.

2. Comment nous utilisons vos informations

Nous utilisons les informations que nous collectons aux fins suivantes :

• Fourniture du service : Pour faire fonctionner l'agent téléphonique IA, acheminer et enregistrer les appels, prendre des rendez-vous, envoyer des confirmations par SMS et synchroniser avec les agendas connectés
• Facturation : Pour traiter les paiements d'abonnement, générer les factures et transmettre l'utilisation à Stripe pour la facturation à l'usage
• Communications : Pour envoyer des e-mails transactionnels (reçus, avis relatifs au compte, alertes de sécurité), des e-mails liés au cycle de vie de l'essai et des mises à jour produit
• Amélioration du service : Pour analyser des tendances d'utilisation agrégées et anonymisées et améliorer la plateforme, les modèles d'IA et l'expérience utilisateur. Nous n'utilisons pas vos Données client identifiables pour entraîner des modèles bénéficiant à d'autres clients sans consentement.
• Sécurité et prévention de la fraude : Pour détecter, investiguer et prévenir le spam, les abus, les accès non autorisés et autres menaces de sécurité
• Conformité légale : Pour nous conformer aux lois, réglementations et demandes gouvernementales légitimes applicables

3. Partage des données et sous-traitants

Nous ne vendons pas vos informations personnelles. Nous partageons les données uniquement dans les circonstances suivantes :

Sous-traitants tiers

Pour fournir le Service, nous faisons appel aux sous-traitants suivants, chacun étant lié par des accords de traitement des données qui restreignent leur utilisation de vos données :

• Twilio Inc. (San Francisco, CA) : Mise à disposition de numéros de téléphone, appels entrants et sortants, livraison de SMS. L'audio des appels transite par l'infrastructure de Twilio.
• ElevenLabs, Inc. (New York, NY) : Synthèse vocale par IA, moteur d'IA conversationnelle en temps réel et transcription des appels. Les enregistrements d'appels sont stockés sur les serveurs d'ElevenLabs.
• Stripe, Inc. (South San Francisco, CA) : Facturation des abonnements, stockage des moyens de paiement et génération des factures. Stripe stocke les données des cartes de paiement dans le respect de la conformité PCI-DSS.
• Resend (Resend, Inc.) : Livraison d'e-mails transactionnels (reçus, notifications, e-mails liés au cycle de vie de l'essai).
• Google LLC (Mountain View, CA) : Synchronisation de Google Calendar (données de rendez-vous) et connexion Google facultative (jetons OAuth). Google traite les données conformément à la Google API Services User Data Policy.
• Microsoft Corporation (Redmond, WA) : Synchronisation de Microsoft Calendar (Outlook/Microsoft 365) et connexion Microsoft facultative (jetons OAuth).
• Vercel Inc. / Amazon Web Services (AWS) : Hébergement cloud et infrastructure pour la plateforme et la base de données DialCloud.

Autres formes de partage

• Exigences légales : Nous pouvons divulguer des informations si la loi, une décision de justice, une assignation ou une autorité gouvernementale l'exige.
• Transferts d'entreprise : En cas de fusion, d'acquisition ou de cession d'actifs, vos informations peuvent être transférées. Nous vous informerons de tout changement substantiel de propriété ou de contrôle.
• Avec votre consentement : Nous pouvons partager vos informations à toute autre fin avec votre consentement explicite préalable.

4. Avis relatif à l'enregistrement des appels

Tous les appels entrants traités via DialCloud sont enregistrés et transcrits. L'agent IA de DialCloud diffuse la divulgation suivante au début de chaque appel :

« Cet appel peut être enregistré à des fins de qualité et de formation. »

Les enregistrements d'appels sont stockés sur les serveurs d'ElevenLabs et sont également accessibles au client professionnel abonné via le tableau de bord DialCloud. Les enregistrements sont conservés 90 jours par défaut (voir la Section 5). Les clients professionnels peuvent demander la suppression d'enregistrements d'appels spécifiques via le tableau de bord ou en contactant [email protected]. Les appelants finaux qui souhaitent demander la suppression de l'enregistrement de leur appel doivent contacter l'entreprise qu'ils ont appelée ou nous joindre à [email protected].

Le client professionnel (abonné DialCloud) est responsable de veiller à ce que son utilisation de l'enregistrement des appels soit conforme aux lois fédérales, étatiques et locales applicables dans sa juridiction. Pour plus d'informations sur les exigences de consentement à l'enregistrement des appels, voir la Section 7 de nos Conditions générales d'utilisation.

5. Conservation des données

Nous conservons vos informations aussi longtemps que nécessaire pour fournir le Service et atteindre les finalités décrites dans la présente politique, sauf si une durée plus longue est exigée par la loi :

• Données de compte : conservées pendant la durée de votre abonnement actif et durant 30 jours après la suppression du compte, période durant laquelle vous pouvez demander une exportation de vos données.
• Enregistrements et transcriptions d'appels : conservés 90 jours par défaut. Les clients professionnels peuvent configurer une durée de conservation plus courte.
• Pièces de facturation : conservées 7 ans afin de respecter les réglementations fiscales et comptables applicables.
• Journaux d'utilisation et d'accès : conservés 12 mois à des fins de sécurité et d'analyse, après quoi ils sont agrégés et anonymisés.
• Dossiers de rendez-vous et de contacts : conservés pendant la durée de l'abonnement du client professionnel et supprimés dans les 30 jours suivant la clôture du compte.

Vous pouvez demander la suppression anticipée de vos données à tout moment (voir les Sections 8 et 9 pour savoir comment exercer ce droit). Nous traiterons les demandes de suppression dans un délai de 30 jours, sous réserve des obligations légales de conservation.

6. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles conformes aux normes du secteur pour protéger vos informations, notamment :

• Le chiffrement en transit (TLS 1.3 ou supérieur)
• Le chiffrement au repos (AES-256) pour la base de données et les données stockées
• Des contrôles d'accès basés sur les rôles limitant l'accès des employés aux données selon le principe du besoin d'en connaître
• Des revues de sécurité et des évaluations de vulnérabilité régulières

Aucune méthode de transmission sur Internet ni de stockage électronique n'est sûre à 100 %. Bien que nous nous efforcions de protéger vos données, nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue. En cas de violation de données affectant vos droits, nous vous en informerons comme l'exige la loi applicable.

7. Droits généraux des personnes concernées

Quelle que soit votre juridiction, vous pouvez nous contacter pour :

• Accéder à une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet
• Corriger des données inexactes ou incomplètes
• Supprimer vos données personnelles (sous réserve des obligations légales de conservation)
• Transférer vos données dans un format structuré et lisible par machine
• Restreindre ou vous opposer à certaines activités de traitement

Pour exercer ces droits, contactez-nous à [email protected]. Nous répondrons dans un délai de 30 jours. Si vous êtes un appelant dont les données ont été collectées par l'intermédiaire d'une entreprise utilisant DialCloud, veuillez contacter directement cette entreprise ou nous joindre, et nous coordonnerons avec le client professionnel concerné.

8. Résidents de Californie : Droits CCPA

Si vous êtes résident de Californie, le California Consumer Privacy Act (CCPA), tel que modifié par le California Privacy Rights Act (CPRA), vous confère des droits supplémentaires :

• Droit de savoir : Vous pouvez nous demander de divulguer les catégories et les éléments spécifiques d'informations personnelles que nous avons collectés à votre sujet, les catégories de sources, nos finalités commerciales de collecte et les catégories de tiers avec lesquels nous les partageons.
• Droit de suppression : Vous pouvez demander la suppression de vos informations personnelles, sous réserve de certaines exceptions (par exemple, obligations légales, prévention de la fraude).
• Droit de rectification : Vous pouvez nous demander de corriger des informations personnelles inexactes.
• Droit de refuser la vente ou le partage : Nous ne vendons ni ne partageons vos informations personnelles à des fins de publicité comportementale inter-contextuelle.
• Droit de limiter l'utilisation des informations personnelles sensibles : Nous n'utilisons pas d'informations personnelles sensibles au-delà des finalités autorisées par le CPRA sans consentement.
• Droit à la non-discrimination : Nous ne vous discriminerons pas pour avoir exercé vos droits CCPA.

Pour soumettre une demande de consommateur vérifiable, contactez-nous à [email protected]. Nous répondrons dans un délai de 45 jours (prolongeable de 45 jours supplémentaires avec préavis). Vous pouvez désigner un agent autorisé pour soumettre des demandes en votre nom.

9. Résidents de l'EEE et du Royaume-Uni : Droits RGPD

Si vous résidez dans l'Espace économique européen (EEE), au Royaume-Uni ou en Suisse, les dispositions suivantes s'appliquent à notre traitement de vos données personnelles :

Bases juridiques du traitement

• Contrat : Traitement nécessaire à l'exécution de notre contrat avec vous (par exemple, fourniture du Service, facturation)
• Intérêts légitimes : Traitement à des fins de prévention de la fraude, de sécurité et d'amélioration du produit, lorsque nos intérêts ne sont pas supplantés par vos droits
• Obligation légale : Traitement requis par la loi applicable
• Consentement : Traitement lorsque vous avez donné un consentement explicite (par exemple, cookies analytiques facultatifs)

Vos droits RGPD

Vous avez le droit de : accéder à vos données personnelles, rectifier les données inexactes, effacer vos données (« droit à l'oubli »), restreindre le traitement, recevoir vos données dans un format portable, vous opposer au traitement fondé sur les intérêts légitimes et retirer votre consentement lorsque le traitement est fondé sur celui-ci.

Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès de votre autorité locale de contrôle de la protection des données (par exemple, l'ICO au Royaume-Uni, ou l'autorité nationale de protection des données compétente dans votre État membre de l'EEE).

Transferts internationaux de données

DialCloud est basé aux États-Unis. Lorsque nous transférons des données personnelles de l'EEE, du Royaume-Uni ou de la Suisse vers les États-Unis ou d'autres pays situés hors de l'EEE, nous nous appuyons sur des garanties appropriées, notamment les clauses contractuelles types (CCT) approuvées par la Commission européenne. Pour demander une copie de nos CCT ou en savoir plus sur nos mécanismes de transfert, contactez [email protected].

10. Cookies

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires pour faire fonctionner le Service :

• Cookies de session : Nécessaires à l'authentification et au maintien de votre état de connexion. Ils ne peuvent pas être désactivés sans rendre le Service inopérant.
• Cookies analytiques : Données d'utilisation agrégées et anonymisées pour nous aider à comprendre comment la plateforme est utilisée. Aucun suivi inter-sites ni publicité comportementale.

Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires tiers et ne vendons pas de données issues des cookies. Pour des informations détaillées, consultez notre Politique relative aux cookies.

11. Confidentialité des mineurs

Le Service est conçu pour une utilisation par les entreprises et n'est pas destiné aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles auprès d'enfants. Si nous découvrons que nous avons collecté par inadvertance des données auprès d'un enfant de moins de 18 ans, nous prendrons des mesures rapides pour les supprimer. Si vous pensez que nous avons collecté de telles données, veuillez contacter [email protected].

12. Liens vers des tiers

Notre site web et notre tableau de bord peuvent contenir des liens vers des sites web tiers. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité ni du contenu de ces sites. Nous vous encourageons à consulter les politiques de confidentialité de tout site tiers que vous visitez.

13. Modifications de la présente Politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre. En cas de modifications substantielles, nous vous en informerons par e-mail ou en publiant un avis bien visible dans le tableau de bord au moins 30 jours avant la prise d'effet du changement. La date de « Dernière mise à jour » en haut de cette page reflétera la révision la plus récente. Nous vous encourageons à consulter cette politique périodiquement.

14. Nous contacter

Pour toute question, demande relative aux droits des personnes concernées ou préoccupation en matière de confidentialité, veuillez nous contacter :

• Demandes de confidentialité : [email protected]
• Notifications juridiques : [email protected]
• Courrier : DialCloud, Inc., 2093 Philadelphia Pike #4434, Claymont, DE 19703, États-Unis

Nous répondrons à toutes les demandes dans un délai de 30 jours.