Documentation
Apprendre DialCloud
Tout ce qu'il vous faut pour configurer et faire fonctionner votre réceptionniste téléphonique IA. La configuration prend moins de 10 minutes.
Premiers pas
1. Créez votre compte
Inscrivez-vous sur DialCloud.ai avec Google ou par e-mail. Aucune carte bancaire requise. Vous bénéficiez de 60 minutes gratuites (ou 30 jours, selon la première échéance atteinte) de traitement d'appels réels pour tout tester.
2. Configurez le profil de votre entreprise
Saisissez le nom de votre entreprise, son adresse, ses horaires et votre métier (plomberie, CVC, électricité, paysagisme, etc.). Si votre entreprise figure sur Google, nous pouvons pré-remplir la plupart de ces informations à partir de Google Places. Le métier que vous choisissez détermine les outils de planification, de répartition et de tri des urgences qu'utilise votre agent IA.
3. Configurez votre agent IA
Choisissez une voix (29 préréglages d'une qualité humaine : options masculines, féminines et neutres avec des accents américain, britannique et australien), définissez le nom et la personnalité de l'agent, et personnalisez le message d'accueil. L'agent adapte automatiquement son style de conversation à votre métier : le tri des urgences d'un plombier et les questions de sécurité d'un électricien sont gérés différemment.
4. Obtenez un numéro de téléphone
Choisissez un numéro local ou gratuit dans notre inventaire. Il est actif instantanément. Vous pouvez aussi porter votre numéro existant ou renvoyer les appels depuis votre fournisseur actuel (Vonage, Twilio, etc.).
5. Testez et passez en production
Appelez votre nouveau numéro depuis votre téléphone. Testez une prise de rendez-vous, posez une question, essayez un transfert. Lorsque vous êtes satisfait, vous êtes en ligne. Aucune étape de déploiement nécessaire.
Configuration de l'agent IA
Voix et personnalité
Choisissez parmi 29 voix préréglées : du ton calme et professionnel à l'énergique et chaleureux, avec des accents américain, britannique et australien. Options masculines, féminines et neutres disponibles. Définissez le nom de l'agent, le ton de sa personnalité et son style d'élocution depuis votre tableau de bord, dans Paramètres de l'agent.
Message d'accueil et FAQ
Personnalisez ce que dit votre agent lorsqu'il décroche. Ajoutez des FAQ pour que l'agent puisse répondre aux questions courantes sur votre entreprise (horaires, tarifs, services, emplacement). Les FAQ se mettent à jour instantanément lors de l'appel suivant. Aucun redéploiement nécessaire.
Horaires d'ouverture
Définissez vos horaires d'ouverture pour chaque jour de la semaine. L'agent sait quand vous êtes ouvert ou fermé et adapte son comportement : pendant les horaires, il prend des rendez-vous dans votre planning ; en dehors des horaires, il peut prendre des messages, réserver pour le prochain jour disponible ou proposer des options d'urgence.
Transferts d'appel
Configurez des cibles de transfert : de vrais numéros de téléphone vers lesquels l'agent peut renvoyer les appels en cours de conversation. Ajoutez des noms et des services (par exemple « Sarah - Facturation », « Accueil »). L'agent effectue le transfert lorsque l'appelant le demande ou lorsqu'il détecte que la conversation nécessite un humain.
Prise en charge des langues
L'agent répond en anglais et en espagnol avec détection automatique. Lorsqu'un appelant parle espagnol, l'agent bascule de façon transparente. Aucune configuration nécessaire.
Numéros de téléphone
Obtenir un nouveau numéro
Pendant l'intégration ou depuis les Paramètres, recherchez par indicatif régional et choisissez un numéro local. Des numéros gratuits (800, 888, 877, 866, 855, 844, 833) sont également disponibles. Le numéro est actif en quelques secondes.
Porter votre numéro existant
Conservez votre numéro professionnel actuel en le portant vers DialCloud. Soumettez une lettre d'autorisation (LOA) avec les informations de votre compte opérateur et votre adresse de facturation. Suivez l'état du portage depuis votre tableau de bord. Le portage prend généralement de 1 à 3 semaines selon votre opérateur.
Changer de numéro
Vous pouvez libérer votre numéro actuel et en obtenir un nouveau à tout moment depuis les Paramètres. Les numéros libérés sont remis dans le pool et ne peuvent pas être récupérés.
Renvoi d'appel
Comment ça marche
Si vous disposez déjà d'un numéro professionnel chez Vonage, Twilio ou un autre fournisseur, vous pouvez renvoyer les appels de ce numéro vers votre numéro DialCloud. Vous conservez votre numéro existant (les appelants composent le même numéro que d'habitude) et l'agent IA de DialCloud répond.
Configuration Vonage
Connectez-vous à Vonage Business Communications > Admin > Phone System > Phone Numbers. Sélectionnez votre numéro, activez le renvoi d'appel et saisissez votre numéro DialCloud comme destination. Réglez sur « Always » pour tous les appels ou « When Busy/No Answer » pour un mode de secours.
Configuration Twilio
Connectez-vous à console.twilio.com > Phone Numbers > Active Numbers. Cliquez sur votre numéro. Sous Voice Configuration, créez un TwiML Bin avec : <Response><Dial>YOUR_DIALCLOUD_NUMBER</Dial></Response>. Enregistrez. Les appels sont renvoyés immédiatement.
Autres fournisseurs
La plupart des fournisseurs de téléphonie prennent en charge le renvoi d'appel. Trouvez les paramètres de renvoi dans le tableau de bord de votre fournisseur, définissez la destination sur votre numéro DialCloud et enregistrez. Contactez-nous si vous avez besoin d'aide avec un fournisseur spécifique.
Gérer le renvoi
Suivez vos numéros renvoyés depuis Tableau de bord > Renvoi d'appel. Ajoutez votre numéro source et votre fournisseur, puis marquez-le comme vérifié une fois que vous avez confirmé que les appels arrivent bien.
Prise de rendez-vous
Comment l'agent prend les rendez-vous
Lorsqu'un appelant souhaite prendre rendez-vous, l'agent consulte vos disponibilités en temps réel, propose les créneaux ouverts et recueille le nom, le numéro de téléphone, l'e-mail et l'adresse d'intervention de l'appelant. Il confirme le tout oralement (en épelant le nom de famille, en lisant l'e-mail caractère par caractère), puis enregistre le rendez-vous et envoie une confirmation par SMS.
Disponibilité et planification
La disponibilité est calculée en temps réel à partir de votre base de données de rendez-vous. L'agent ne propose que des créneaux réellement disponibles. La durée des créneaux et le temps tampon entre les rendez-vous sont configurables dans les Paramètres de planification. Google Calendar, Outlook et d'autres agendas se synchronisent automatiquement. Les rendez-vous apparaissent dans votre agenda en quelques secondes.
Reprogrammation et annulation
Les appelants peuvent reprogrammer ou annuler par téléphone. L'agent identifie leur rendez-vous (par l'identifiant de l'appelant ou en posant la question), vérifie la disponibilité pour le nouveau créneau et gère le changement. Des confirmations par SMS sont envoyées pour les reprogrammations comme pour les annulations.
Liste d'attente
Lorsque le créneau préféré d'un appelant n'est pas disponible, l'agent propose de l'ajouter à la liste d'attente. Si un créneau se libère (en cas d'annulation ou de reprogrammation), la première personne de la liste d'attente reçoit automatiquement un SMS avec l'offre. Disponible avec les forfaits Professional et Business.
Rendez-vous récurrents
Configurez des rendez-vous récurrents quotidiens, hebdomadaires, bimensuels ou mensuels pour les plannings d'entretien et les clients réguliers. Les rendez-vous sont générés automatiquement par une tâche en arrière-plan. Disponible avec le forfait Business.
SMS et notifications
Messages automatiques
DialCloud envoie automatiquement des SMS pour les confirmations de rendez-vous, les rappels (calendrier configurable), les annulations, les approbations de devis et les demandes d'avis. Tous les messages proviennent de votre numéro de téléphone DialCloud.
SMS bidirectionnels
Les clients peuvent répondre aux SMS. Réponses prises en charge : C ou CANCEL pour annuler un rendez-vous, Y ou YES pour confirmer, 1-5 pour évaluer leur expérience, APPROVE pour approuver un devis, BOOK pour planifier un entretien. Tout autre texte est enregistré comme note dans leur journal d'appels.
Notifications par e-mail
Vous et votre équipe recevez des notifications par e-mail pour les nouvelles réservations, les annulations et les demandes de rappel. Les e-mails de confirmation sont envoyés en copie à l'adresse e-mail de votre entreprise, vous gardez donc toujours une trace.
Intégrations
Agenda
Connectez Google Calendar, Microsoft Outlook, Calendly, Acuity ou Appointlet. Les rendez-vous pris par l'agent IA se synchronisent automatiquement. La base de données reste toujours la source de vérité pour les disponibilités. Les agendas sont une cible de synchronisation, jamais consultée pour la planification.
Webhooks
Envoyez des notifications en temps réel vers Zapier, Slack ou toute URL personnalisée lorsqu'un événement se produit (nouvelle réservation, annulation, appel terminé). Les webhooks sont signés en HMAC pour la sécurité. Disponible avec le forfait Business.
Facturation et forfaits
Forfaits
Essentials (39 $/mois, normalement 49 $ ; 200 min), Professional (99 $/mois, normalement 129 $ ; 500 min), Business (149 $/mois, normalement 199 $ ; 800 min). Tous les forfaits incluent 1 numéro de téléphone, la prise de rendez-vous et les confirmations par SMS. Les minutes supplémentaires sont facturées 0,20 $/min sans limitation de débit.
Essai gratuit
Chaque compte démarre avec 60 minutes gratuites ou 30 jours, selon la première échéance atteinte. Aucune carte bancaire requise. Ce sont de vraies minutes de traitement d'appels, pas un bac à sable.
Moyens de paiement
Visa, Mastercard, Amex, Discover. Le paiement est collecté via Stripe à l'aide du PaymentElement pour une compatibilité maximale. La facturation annuelle permet d'économiser 20 %.
Passage à un forfait supérieur ou inférieur
Les passages à un forfait supérieur prennent effet immédiatement avec un crédit au prorata. Les passages à un forfait inférieur s'appliquent au cycle de facturation suivant. Annulez à tout moment. Le service reste actif jusqu'à la fin de votre période payée.
Tableau de bord et analyses
Journaux d'appels
Chaque appel est enregistré avec sa durée, le numéro de l'appelant, la transcription, le statut (terminé, manqué, transféré) et le coût. Consultez les transcriptions individuelles pour voir exactement ce que l'agent a dit et fait.
Analyses
Suivez le volume d'appels, la durée moyenne, le taux de conversion des réservations et les heures de pointe. Les forfaits Professional et Business incluent des analyses avancées avec tendances et informations exploitables.
Contacts et profils d'appelants
DialCloud crée automatiquement une fiche de contact pour chaque appelant. Consultez l'historique des appels, l'historique des rendez-vous, les étiquettes (VIP, fidèle, nouveau) et les notes. Étiquetez et gérez les contacts depuis la page Profils d'appelants.
Paramètres
Gérez le profil de votre entreprise, la configuration de l'agent, les numéros de téléphone, les horaires d'ouverture, les cibles de transfert, les appelants bloqués et les intégrations, le tout depuis la barre latérale du tableau de bord.
Sécurité et confidentialité
Chiffrement des données
Toutes les données sont chiffrées au repos et en transit (TLS 1.2 et supérieur). L'accès à la base de données est isolé par organisation. Vos données ne sont jamais mélangées avec celles d'autres entreprises.
Contrôle d'accès
Des autorisations basées sur les rôles (Propriétaire, Administrateur, Membre) contrôlent qui peut consulter et modifier votre compte. Seules les personnes que vous invitez peuvent accéder à votre tableau de bord.
Transcriptions d'appels
Les transcriptions sont stockées de façon sécurisée et accessibles uniquement à votre organisation. Les organisations de santé peuvent activer la divulgation de l'enregistrement et le mode consentement depuis les Paramètres.
Sécurité des paiements
Le traitement des paiements est entièrement assuré par Stripe. DialCloud ne voit ni ne stocke jamais vos numéros de carte bancaire.