Política de Privacidad

DialCloud, Inc., una sociedad de Delaware (“DialCloud”, “nosotros” o “nuestro”), se compromete a proteger la privacidad de todas las personas que visitan nuestro sitio web en dialcloud.ai o utilizan nuestra plataforma de recepcionista telefónico con IA (en conjunto, el “Servicio”).

Esta Política de Privacidad explica qué información recopilamos, cómo la usamos y la compartimos, y las opciones y derechos de los que dispone. Al acceder al Servicio o utilizarlo, usted acepta esta Política de Privacidad. Si no está de acuerdo, le rogamos que no utilice el Servicio.

Nota sobre los roles: DialCloud actúa tanto como responsable del tratamiento (respecto de la información sobre nuestros propios clientes empresariales y los visitantes del sitio web) como en calidad de encargado del tratamiento (respecto de los datos de las personas que llaman, tratados por cuenta de nuestros clientes empresariales). Las secciones correspondientes a continuación indican qué rol aplica en cada caso.

1. Información que Recopilamos

a. Información de la Cuenta y del Negocio

Cuando se registra en el Servicio o lo utiliza, usted nos proporciona:

• Nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono del negocio
• Nombre de la empresa, dirección del negocio y tipo de sector
• Información de facturación (datos de tarjeta de crédito/débito, procesados por Stripe; no almacenamos números de tarjeta sin cifrar)
• Tokens OAuth de Google o Microsoft (cuando conecta una integración de calendario o utiliza el inicio de sesión con redes sociales)
• Credenciales de la cuenta y hash de la contraseña
• Cualquier información adicional que proporcione voluntariamente (p. ej., preguntas frecuentes del negocio, zona de servicio, datos de los miembros del equipo)

b. Datos de Uso y Técnicos

Cuando visita nuestro sitio web o utiliza el panel, recopilamos automáticamente:

• Dirección IP, tipo de navegador y sistema operativo
• Páginas vistas, funciones utilizadas y tiempo dedicado en el panel
• Fecha y hora de acceso, duración de la sesión y URL de referencia
• Identificadores de dispositivo y ubicación geográfica aproximada (a nivel de ciudad/país)
• Identificadores de cookies (consulte la Sección 10)

c. Datos de las Llamadas (Tratados por Cuenta de los Clientes Empresariales)

Como parte del servicio de atención telefónica con IA, recopilamos y tratamos:

• Números de teléfono de quienes llaman (facilitados por Twilio desde la red telefónica pública)
• Información proporcionada por la persona que llama durante la llamada (nombre, detalles de la cita, dirección del servicio, motivo de la llamada)
• Grabaciones de llamadas y transcripciones generadas por IA (cuando la grabación está activada)
• Resúmenes de llamadas generados por IA y clasificaciones de intención
• Metadatos de la llamada (duración, marcas de tiempo, estado de la llamada, eventos de espera)

Estos datos de las llamadas se recopilan y almacenan por cuenta del cliente empresarial que se suscribe a DialCloud. El cliente empresarial es el responsable del tratamiento de la información de quienes le llaman; DialCloud actúa como encargado del tratamiento.

2. Cómo Usamos su Información

Utilizamos la información que recopilamos para los siguientes fines:

• Prestación del Servicio: para operar el agente telefónico con IA, enrutar y grabar llamadas, agendar citas, enviar confirmaciones por SMS y sincronizar con los calendarios conectados
• Facturación: para procesar los pagos de la suscripción, generar facturas y reportar el uso a Stripe para la facturación por consumo
• Comunicaciones: para enviar correos transaccionales (recibos, avisos de cuenta, alertas de seguridad), correos del ciclo de vida de la prueba y novedades del producto
• Mejora del Servicio: para analizar patrones de uso agregados y anonimizados y mejorar la plataforma, los modelos de IA y la experiencia del usuario. No utilizamos sus Datos de Cliente identificables para entrenar modelos que beneficien a otros clientes sin su consentimiento.
• Seguridad y prevención del fraude: para detectar, investigar y prevenir spam, abusos, accesos no autorizados y otras amenazas de seguridad
• Cumplimiento legal: para cumplir con las leyes y reglamentos aplicables y con los requerimientos lícitos de las autoridades

3. Comunicación de Datos y Subencargados

No vendemos su información personal. Solo compartimos datos en las siguientes circunstancias:

Subencargados de Terceros

Para prestar el Servicio, recurrimos a los siguientes subencargados, cada uno vinculado por acuerdos de tratamiento de datos que restringen el uso de su información:

• Twilio Inc. (San Francisco, CA): Aprovisionamiento de números de teléfono, llamadas entrantes y salientes y envío de SMS. El audio de las llamadas pasa por la infraestructura de Twilio.
• ElevenLabs, Inc. (Nueva York, NY): Síntesis de voz con IA, motor de IA conversacional en tiempo real y transcripción de llamadas. Las grabaciones de llamadas se almacenan en los servidores de ElevenLabs.
• Stripe, Inc. (South San Francisco, CA): Facturación de suscripciones, almacenamiento de métodos de pago y generación de facturas. Stripe almacena los datos de las tarjetas de pago conforme al cumplimiento PCI-DSS.
• Resend (Resend, Inc.): Envío de correos transaccionales (recibos, notificaciones, correos del ciclo de vida de la prueba).
• Google LLC (Mountain View, CA): Sincronización con Google Calendar (datos de citas) e inicio de sesión opcional con Google (tokens OAuth). Google trata los datos conforme a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de la API de Google.
• Microsoft Corporation (Redmond, WA): Sincronización con Microsoft Calendar (Outlook/Microsoft 365) e inicio de sesión opcional con Microsoft (tokens OAuth).
• Vercel Inc. / Amazon Web Services (AWS): Alojamiento en la nube e infraestructura para la plataforma y la base de datos de DialCloud.

Otros Casos de Comunicación

• Requisitos legales: podemos revelar información si así lo exige la ley, una orden judicial, una citación o una autoridad gubernamental.
• Transferencias empresariales: en caso de fusión, adquisición o venta de activos, su información podrá ser transferida. Le notificaremos cualquier cambio sustancial en la titularidad o el control.
• Con su consentimiento: podemos compartir su información para cualquier otro fin con su consentimiento previo y explícito.

4. Aviso de Grabación de Llamadas

Todas las llamadas entrantes gestionadas a través de DialCloud se graban y se transcriben. El agente de IA de DialCloud reproduce el siguiente aviso al inicio de cada llamada:

“Esta llamada puede ser grabada con fines de calidad y formación.”

Las grabaciones de llamadas se almacenan en los servidores de ElevenLabs y también están disponibles para el cliente empresarial suscriptor a través del panel de DialCloud. Las grabaciones se conservan durante 90 días de forma predeterminada (consulte la Sección 5). Los clientes empresariales pueden solicitar la eliminación de grabaciones de llamadas concretas a través del panel o escribiendo a [email protected]. Las personas que llaman y deseen solicitar la eliminación de la grabación de su llamada deben ponerse en contacto con el negocio al que llamaron o escribirnos a [email protected].

El cliente empresarial (suscriptor de DialCloud) es responsable de garantizar que su uso de la grabación de llamadas cumpla con las leyes federales, estatales y locales aplicables en su jurisdicción. Para más información sobre los requisitos de consentimiento para la grabación de llamadas, consulte la Sección 7 de nuestros Términos del Servicio.

5. Conservación de los Datos

Conservamos su información durante el tiempo necesario para prestar el Servicio y cumplir con los fines descritos en esta política, salvo que la ley exija un período más largo:

• Datos de la cuenta: se conservan mientras dure su suscripción activa y durante los 30 días posteriores a la eliminación de la cuenta, plazo durante el cual puede solicitar una exportación de sus datos.
• Grabaciones y transcripciones de llamadas: se conservan durante 90 días de forma predeterminada. Los clientes empresariales pueden configurar un período de conservación más corto.
• Registros de facturación: se conservan durante 7 años para cumplir con la normativa fiscal y contable aplicable.
• Registros de uso y acceso: se conservan durante 12 meses con fines de seguridad y análisis, tras lo cual se agregan y se anonimizan.
• Registros de citas y contactos: se conservan mientras dure la suscripción del cliente empresarial y se eliminan en un plazo de 30 días tras el cierre de la cuenta.

Puede solicitar la eliminación anticipada de sus datos en cualquier momento (consulte la Sección 8 y la Sección 9 para saber cómo ejercer este derecho). Procesaremos las solicitudes de eliminación en un plazo de 30 días, sujeto a los requisitos legales de conservación.

6. Seguridad de los Datos

Aplicamos medidas técnicas y organizativas conformes a los estándares del sector para proteger su información, entre ellas:

• Cifrado en tránsito (TLS 1.3 o superior)
• Cifrado en reposo (AES-256) para la base de datos y los datos almacenados
• Controles de acceso basados en roles que limitan el acceso del personal a los datos según el principio de necesidad de conocer
• Revisiones de seguridad y evaluaciones de vulnerabilidades periódicas

Ningún método de transmisión por internet ni de almacenamiento electrónico es 100% seguro. Aunque nos esforzamos por proteger sus datos, no podemos garantizar una seguridad absoluta. En caso de una violación de seguridad que afecte a sus derechos, se lo notificaremos según lo exija la ley aplicable.

7. Derechos Generales del Interesado

Con independencia de su jurisdicción, puede ponerse en contacto con nosotros para:

• Acceder a una copia de los datos personales que conservamos sobre usted
• Rectificar datos inexactos o incompletos
• Eliminar sus datos personales (sujeto a las obligaciones legales de conservación)
• Portar sus datos en un formato estructurado y legible por máquina
• Limitar u oponerse a determinadas actividades de tratamiento

Para ejercer estos derechos, escríbanos a [email protected]. Responderemos en un plazo de 30 días. Si usted es una persona cuyos datos se recopilaron a través de un negocio que utiliza DialCloud, póngase en contacto directamente con ese negocio o escríbanos y coordinaremos con el cliente empresarial correspondiente.

8. Residentes de California: Derechos bajo la CCPA

Si usted es residente de California, la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), modificada por la Ley de Derechos de Privacidad de California (CPRA), le otorga derechos adicionales:

• Derecho a saber: puede solicitar que le revelemos las categorías y los elementos específicos de información personal que hemos recopilado sobre usted, las categorías de fuentes, los fines comerciales de su recopilación y las categorías de terceros con quienes la compartimos.
• Derecho a eliminar: puede solicitar la eliminación de su información personal, sujeto a ciertas excepciones (p. ej., obligaciones legales, prevención del fraude).
• Derecho a corregir: puede solicitar que corrijamos la información personal inexacta.
• Derecho a optar por no participar en la venta o el intercambio: No vendemos ni compartimos su información personal con fines de publicidad conductual entre contextos.
• Derecho a limitar el uso de información personal sensible: no utilizamos información personal sensible más allá de los fines permitidos por la CPRA sin su consentimiento.
• Derecho a la no discriminación: no le discriminaremos por ejercer sus derechos bajo la CCPA.

Para presentar una solicitud verificable de consumidor, escríbanos a [email protected]. Responderemos en un plazo de 45 días (prorrogable por 45 días adicionales con previo aviso). Puede designar a un agente autorizado para presentar solicitudes en su nombre.

9. Residentes del EEE y el Reino Unido: Derechos bajo el RGPD

Si usted se encuentra en el Espacio Económico Europeo (EEE), el Reino Unido o Suiza, lo siguiente aplica a nuestro tratamiento de sus datos personales:

Bases Jurídicas del Tratamiento

• Contrato: tratamiento necesario para ejecutar nuestro contrato con usted (p. ej., prestar el Servicio, facturar)
• Interés legítimo: tratamiento para la prevención del fraude, la seguridad y la mejora del producto, cuando nuestros intereses no prevalezcan sobre sus derechos
• Obligación legal: tratamiento exigido por la ley aplicable
• Consentimiento: tratamiento cuando usted ha otorgado su consentimiento explícito (p. ej., cookies de análisis opcionales)

Sus Derechos bajo el RGPD

Usted tiene derecho a: acceder a sus datos personales, rectificar datos inexactos, suprimir sus datos (“derecho al olvido”), limitar el tratamiento, recibir sus datos en un formato portable, oponerse al tratamiento basado en intereses legítimos y retirar su consentimiento cuando el tratamiento se base en él.

También tiene derecho a presentar una reclamación ante su autoridad de control en materia de protección de datos local (p. ej., la ICO en el Reino Unido, o la autoridad nacional de protección de datos correspondiente de su Estado miembro del EEE).

Transferencias Internacionales de Datos

DialCloud tiene su sede en los Estados Unidos. Cuando transferimos datos personales desde el EEE, el Reino Unido o Suiza hacia los EE. UU. u otros países fuera del EEE, nos amparamos en salvaguardas adecuadas, incluidas las Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) aprobadas por la Comisión Europea. Para solicitar una copia de nuestras CCT o conocer más sobre nuestros mecanismos de transferencia, escriba a [email protected].

10. Cookies

Utilizamos cookies y tecnologías similares para operar el Servicio:

• Cookies de sesión: necesarias para la autenticación y para mantener su sesión iniciada. No pueden desactivarse sin interrumpir el funcionamiento del Servicio.
• Cookies de análisis: datos de uso agregados y anonimizados que nos ayudan a entender cómo se utiliza la plataforma. Sin seguimiento entre sitios ni publicidad conductual.

No utilizamos cookies publicitarias de terceros ni vendemos datos derivados de cookies. Para obtener información detallada, consulte nuestra Política de Cookies.

11. Privacidad de los Menores

El Servicio está diseñado para su uso por parte de negocios y no está dirigido a personas menores de 18 años. No recopilamos conscientemente información personal de menores. Si descubrimos que hemos recopilado inadvertidamente datos de un menor de 18 años, tomaremos medidas inmediatas para eliminarlos. Si cree que hemos recopilado esos datos, póngase en contacto con [email protected].

12. Enlaces a Terceros

Nuestro sitio web y nuestro panel pueden contener enlaces a sitios web de terceros. No somos responsables de las prácticas de privacidad ni del contenido de esos sitios. Le recomendamos revisar las políticas de privacidad de cualquier sitio de terceros que visite.

13. Cambios en esta Política de Privacidad

Podemos actualizar esta Política de Privacidad de vez en cuando. Para cambios sustanciales, se lo notificaremos por correo electrónico o publicando un aviso destacado en el panel al menos 30 días antes de que el cambio entre en vigor. La fecha de “Última actualización” en la parte superior de esta página reflejará la revisión más reciente. Le recomendamos revisar esta política periódicamente.

14. Contáctenos

Para consultas, solicitudes del interesado o inquietudes sobre privacidad, póngase en contacto con nosotros:

• Solicitudes de privacidad: [email protected]
• Avisos legales: [email protected]
• Correo postal: DialCloud, Inc., 2093 Philadelphia Pike #4434, Claymont, DE 19703, Estados Unidos

Responderemos a todas las solicitudes en un plazo de 30 días.